【仕事術】Excelでやってはいけないこと（新入社員向け）

仕事でパソコンを使うのが当たり前の時代

社会人になる前から勉強でもパソコンを使う人は多くいますが、仕事をし始めるとパソコンに触れる機会はより多くなると思います。

どんな業種でもデータで管理することが当たり前となり、よく利用されるのが「Microsoft Office」です。

Excelはその中でも圧倒的に汎用性が高く、Wordを使わず文書を作成したり、PowerPointを使わず会議資料や発表資料にする人もいるくらいよく使われます。

また簡単なプログラムも作成することができ、ほぼ間違いなく仕事をする上で利用するソフトでしょう。

本記事ではExcelを使う上でやってはいけないこと（やらない方がよいこと）について、紹介していきます。

よくいろいろな記事でも取り上げられることが多い題材ではありますが、あまり取り上げられていない部分をピックアップしていきたいと思います。

ぜひ参考にしてみてください。

「Excelでやってはいけないこと」とは？

「Excelでやってはいけないこと」とはまずどのようなものでしょうか？

よく上げられるのは「セル結合」「非表示」ですが、個人的な感想を言えば別にやってもかまわないと思います。問題なのはこのExcelを「誰が」「どういう目的」で利用（または見る）のかが意識されていないことによります。

そのため、「Excelでやってはいけないこと」を理解するよりも、「このExcelは何にどう使うのかな？」ということを理解することの方がとてもとても大事です。

そしてこの件でよく文句を言っている人というのは、どういうアウトプットがほしいのかなどの情報共有・指示だしがうまくできていないだけだと思います。

なので大事なポイントだけは押さえておきましょう。

ただある一定数はこの”行為自体”をNGとしている人もいるので、そこは理解してあげてください。笑

Excelでやってはいけない（やらない方がよい）こと

「このExcelは何にどう使うのかな？」を理解することが大事と言いつつも、Excelでやってはいけないことはいくつかあると思います。

ここで紹介するものについては、Excelでやってはいけないことというよりは、仕事として困るものになります。個人差もあるかもしれませんが、私が許せないものを紹介します。笑

１行２段（ｎ段）の一覧

これはセル結合も関わるものになってしまいますが、こういう一覧は作ってはいけません。（もはやこれはExcel上では一覧と呼べません）

理由は「一覧としての良さを発揮できない」からです。一覧は検索、集計、統計などいろいろな用途で使います。何か一覧化するべきものがある場合は、画面上表示しきれなくても横に追加するようにしましょう。

シート・ブック内で統一感のない項番

Excelを設計書や文書で利用することもあるでしょう。ただシート内やブック内で項番は統一するようにしましょう。

これは読み手のためになりますが、いろいろな人が手を入れるものであればあるほど、おざなりになりやすい部分になります。

自分ルールで適用すると誤解を招く場合がありますので、統一感をもたせるように意識しましょう。

オブジェクトの多用

これは仕方ない場合もあるのでやってはいけないわけではありませんが、オブジェクトが多様されるExcel資料はExcelでない方がよい場合がほとんどです。

PowerPointなど他ソフトの検討も視野に入れましょう。

根拠のないまたはわかりにくい一覧

根拠のない・わかりにくい一覧は時々見かけますが、どういうことかというとデータの根拠が分かりにくい一覧です。

上司やお客さんが見たときに何を根拠に一覧が作られているのかが説明するか見たときにわかるようにすることは評価する上で必要になってきます。

また定量的に示そうとしているのに、単位を忘れていてこれは何の数字？ということもよくあるので注意しましょう。

補足資料の補足資料

言うまでもありませんが、こういう資料結構あります。（補足じゃないじゃん！）自分はそういうことをしないように心がけましょう。

まとめ：Excelは使いこなせば仕事が早くなる！

Excelはほとんどのパソコンに搭載されている有名なソフトであるため、多くの場面で活躍することは間違いありません。

データの活用から文書での利用など汎用性が高すぎるので、Excelは使いこなすことができれば仕事が早くなるといってよいと思います。

ちなみにさらなる仕事効率化の個人的なオススメは「テキストエディタ」×「Excel」です。キーワードは ” 正規表現 ” です。

ぜひ参考にしてみてください！

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