プロジェクトの引き継ぐ方法
プロジェクトを引き継ぐことってよくありますよね。
基本的にはプロジェクトをこなせるように戦略を立てますが、いろいろな事情により引き継ぐことが必要になるケースもあると思います。
本記事ではプロジェクトの引継ぎに関して、どのようなことに注意しスムーズに行う為にはどうすればよいかなどを中心に書いています。
- 引継ぎって何したらいいの？
- 引継ぎを頼まれたが、どのように段取りすればよいかわからない
- 引継ぎをスムーズに行いたい！
そもそも引継ぎとは？
引継ぎは基本的には自分が行っている作業を他の人ができるようにやり方などを教えたりすることです。
しかしながらプロジェクトの規模や仕事量によっては引継ぎにかかる時間や理解度によってスムーズにできない可能性があります。
そのため引継ぎというのは簡単に考えると罠に陥りやすい作業でもあるのです。
例えば退職の為の引継ぎだったり、大きなプロジェクトの途中の引継ぎなどはきちんとそれが行えるかどうかで今後に影響があるかもしれません。
ただちゃんと引継ぎについて戦略を立ててスムーズに行えるように努力することは必要です。
引継ぎがスムーズにできるかは「準備」でほとんど決まります。
それではさっそく見ていきましょう！
引継ぎは戦略を立てて行う
引継ぎは戦略を立てて行います。
いかに自分の業務をこなしながら、引継ぎをスムーズにしていくかを考えていきます。
意外と大事なのは引き継ぐ想定のない仕事やプロジェクトでも意識することです。
これについては最後に詳細を記載します。
ポジション（立ち位置）の確認を行う
まずは自分がプロジェクトや仕事に対して、どういうポジション（立ち位置）にいるのかを再確認します。
プロジェクト体制のポジションや業務でのポジションなどを一度整理し、自分が行っている業務の重要度や内容を考えます。
また効率化はされているとは思いますが、改めて業務の効率化を考えてみましょう！
引き継ぐには簡略化される方が伝えるのも楽で後任の方にとっても楽なので大事なポイントです。
引継ぎ資料（手順書）の準備を行う
一番良いのは引継ぎ資料（手順書）の作成です。
本来であれば担当業務の最初に作成しておきたいものですが、少し手が空けば手順書を作成しておきましょう！
ポイントは自分が理解できるように作成するのではなく、新人でも理解できるくらいに作り込むことです。
このタイミングでQA（ノウハウ）もある程度記載しておくとよりいい資料となります。
理由は後任にどんな人材が来るかわからないからです。
あとは困った際の問い合わせできる人を作っておくことも大事です。
もしいない場合でも近くの人へ情報の共有を行い、簡単に理解してもらうことでもよいと思います。
大事なのは後任の人が困った際に聞ける人が誰なのかを作ってあげることです。
実際に見せて引継ぎを行う
準備ができていれば、基本的には隣で作業を見せてあげるだけでほとんど引継ぎは完了すると思います。
最後に引継ぎ資料の保存先を教えて、復習をしてもらえればギモンなども吸収できると思います。
整理すると、準備には以下のようなことができているとスムーズに引き継げると思います！
- 業務の効率化（担当業務はできるだけ、簡易にし効率化する）
- 引継ぎ資料（手順書、ノウハウ）の作成
- わからない場合の問い合わせ先（いなければ作る！）
まとめ：普段から意識をしておく！
準備もせず、行き当たりばったりの引継ぎをしてしまうと自分もどう引き継げばよいかわからず、後任の方もとても困るでしょう。
自分がスムーズに引継ぎを完了したと思えるように準備をすることで、自分も再スタートできるし、引継ぎされた側にとっても理解が早いので日ごろの業務が忙しくとも時間を見つけて着実に準備をしていきましょう！
上にもちょっと記載しましたが、基本的にはプロジェクトに参画した際にこの準備については意識をするべきです。
業務の効率化は常に考えることが必要であり、手順の確立は自分が指示する立場の場合に必要になってくるスキルです。
普段からこのような考え方を意識して業務を行うことで、自分の仕事も楽にこなしていけるようになると思います。
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